No System Works When the Captain Is Out of Balance

🇵🇱 If you prefer to read in Polish — scroll below.

The sentence sounds simple, but it carries more truth about leadership than many books combined:

No system works well when the Captain is unregulated.

Because a company is not only processes, budgets, and timelines.
A company is also the daily fight for decision calm in the person holding the helm.

And the helm can be heavy.

There are things I can’t control

The market is often the biggest risk.

We had a pandemic. We have a war in Ukraine — and the consequences of events like these still hit economies, supply chains, and customer decisions in unpredictable ways.

Before the pandemic, our office-product business was growing fast.
Then COVID washed it away for 18 months — and the gap was filled by home and B2C. That was a violent shift.

Before the war, we were supplying the US with products based on plywood. The birch veneer came from Russia, and the production supplier was in Poland, Belarusian owned. Overnight, the company froze. We had neither the component nor the bending form.

So we did what we always do in a storm:

• ultra-fast sourcing,
  
  
• a few weeks to build a new tool,
  
  
• two months of pause — and we started again.
  
  

Today we work with beech veneer, with a Polish supplier, Polish owned. We lost an expensive tool. But we’re moving.

This is the part of the world I don’t control. It surprises. It hits suddenly.

So we must respond with the same energy and courage.

I can prepare the company better or worse.
I can diversify — and I do.
I can build Plan B and C — and sometimes D. Today I try to always have them.

But I can’t stop the wave.

I can control one thing: myself

This is my most important conclusion from recent months.

If I can’t control the market, I must control what sits closest to the helm:

my state, my decisions, my pace, my nerves, my sleep.

A CEO can be a stabilizer for the company — calm, analytical, capable of reacting fast and making hard calls.

Or the CEO can become an anchor.

You don’t always see it immediately. Sometimes dysregulation works quietly:

• decisions get jittery,
  
  
• priorities start jumping,
  
  
• communication loses precision,
  
  
• people begin reading emotions instead of strategy.
  
  

And then even a good system becomes fragile.

The Captain isn’t a hero. The Captain is a system

In my previous blog post, I wrote about AI as a Second Officer — a tool that helps me organize my thinking, regain time, and spot patterns.

That’s all true.

But here is the more important piece:

AI can strengthen the system.
AI will not fix the Captain.

If the Captain sleeps poorly, is overstimulated, and runs day after day on cortisol — it doesn’t matter how good the process, strategy, or financial plan is.

It works… until it doesn’t.

Eventually there comes a day when the brain doesn’t close the loop, and decisions become nervous — made “by feel.”

And then the company pays the invoice.

Sleep and recovery aren’t lifestyle. They’re risk management

For years, sleep was treated like a nice add-on.
Recovery like something you do after work if there’s time.

I used to joke: “I’ll sleep when I’m dead.”

Now I see it differently.

Sleep and recovery are part of risk management.
Because if the market is unpredictable, the decision-maker must be predictable.

This doesn’t come from motivation — motivation is overrated.
This comes from regulation.

From simple, hard things:

• sleep,
  
  
• movement,
  
  
• silence,(sometimes just pure boredom)
  
  
• sport as a reset for the head,
  
  
• creative work,
  
  
• relationships that stabilize.
  
  

This isn’t “soft.”
It’s hard infrastructure for managing yourself.

Emotional recovery: the part you won’t see in the data

WHOOP shows sleep, HRV, and strain. Great tool.

But there is something no chart will display:

the emotional weight of a day.

There are days when everything looks fine on paper — and the helm is still heavy. There’s less lightness, less sharpness, less clean speed in decisions.

Then I know: it’s not the body. It’s emotions.

For me, emotional recovery is simple:

• sport,
  
  
• a walk with Monika (no phone),
  
  
• meditation,
  
  
• creating with my son — drawing, building,
  
  
• reading in silence.
  
  

Without it, the system still “runs,” but I’m running on reserve.
And on reserve, details disappear — and quality is built on details.

Responsibility toward others

If you steer poorly, someone else pays for it.

That’s not a metaphor.

• The team gets chaos instead of rhythm.
  
  
• Projects slow down instead of speeding up.
  
  
• A tired, nervous man enters the home — instead of a present partner and father.
  
  

My sons watch how I live. Not my words — my actions become their model.
Monika sees whether I’m calm inside.
The team feels whether decisions are consistent.

That is the Captain’s responsibility.

Final note

The market can hit with a wave you can’t stop.

But you can be in a state where you don’t make that wave bigger with your own dysregulation.

So I choose one thing consciously:

to be the wind in my ship’s sails — not its anchor.

And if one day you see a half-naked Captain doing push-ups in the snow, or refusing a drink — it’s not a pose.

It’s part of the system.

Captain C 🚀

Nie ma systemu, który dobrze działa, gdy Kapitan jest rozregulowany

🇬🇧 If you prefer to read in English — scroll above.

To zdanie brzmi prosto, ale zawiera w sobie więcej prawdy o przywództwie niż wiele książek razem wziętych:

Nie ma systemu, który dobrze działa, gdy Kapitan jest rozregulowany.

Bo firma to nie tylko procesy, budżety i timeline’y.
Firma to także codzienna walka o spokój decyzyjny człowieka, który trzyma ster.

A ster potrafi być ciężki.

Są rzeczy, na które nie mam wpływu

Rynek bywa największym ryzykiem.

Mieliśmy pandemię. Mamy wojnę w Ukrainie — a konsekwencje tego typu zdarzeń wciąż w nieprzewidywalny sposób uderzają w gospodarki, łańcuchy dostaw i decyzje klientów.

Przed pandemią świetnie rozwijał nam się biznes z produktami dla biur.
Pandemia zmyła go z powierzchni ziemi na 1,5 roku — a lukę wypełniły nam produkty do domu, dla konsumenta B2C. To była gwałtowna zmiana.

Przed wybuchem wojny dostarczaliśmy na rynek USA produkty oparte na sklejce. Łuszczka brzozowa pochodziła z Rosji, a dostawca produkcyjny był z Polski, ale właściciele z Białorusi. Z dnia na dzień firma stanęła. Nie mieliśmy ani komponentu, ani formy do gięcia.

Zrobiliśmy więc to, co zawsze robimy w sztormie:

• ultra-szybki sourcing,
  
  
• kilka tygodni na nowe narzędzie,
  
  
• dwa miesiące przerwy — i ruszyliśmy od nowa.
  
  

Dziś pracujemy na łuszczce bukowej, z polskim dostawcą. Straciliśmy drogie narzędzie. Ale działamy dalej.

To jest ta część świata, której nie kontroluję. Bywa zaskakująco. Wszystko dzieje się nagle.

Dlatego my też musimy działać z taką samą werwą i odwagą.

Mogę przygotować firmę lepiej albo gorzej.
Mogę dywersyfikować — i robię to.
Mogę mieć plan B i C, a czasem nawet D. Dziś staram się je zawsze mieć.

Ale nie zatrzymam fali.

Mam za to wpływ na jedną rzecz: na siebie

I to jest mój najważniejszy wniosek z ostatnich miesięcy.

Skoro nie kontroluję rynku, muszę kontrolować to, co jest najbliżej steru:

mój stan, moje decyzje, moje tempo, moje nerwy, mój sen.

CEO może być dla firmy stałą pomocą — spokojną, analityczną, zdolną do szybkiego reagowania i podejmowania trudnych decyzji.

Albo może ciążyć jak kotwica.

Nie zawsze widać to od razu. Czasem rozregulowanie działa po cichu:

• decyzje robią się nerwowe,
  
  
• priorytety skaczą,
  
  
• komunikacja traci precyzję,
  
  
• ludzie zaczynają czytać emocje zamiast strategii.
  
  

Wtedy nawet dobry system robi się kruchy.

Kapitan nie jest bohaterem. Kapitan jest systemem

W poprzednim blogu pisałem o AI jako drugim oficerze — narzędziu, które pomaga mi porządkować myśli, odzyskiwać czas i widzieć wzorce.

To wszystko jest prawdą.

Ale dziś dopowiadam rzecz ważniejszą:

AI może wzmacniać system.
AI nie naprawi jednak Kapitana.

Jeśli Kapitan śpi źle, jest przebodźcowany i jedzie dzień po dniu na kortyzolu — nie ma znaczenia, jak dobry jest proces, strategia czy plan finansowy.

To działa… tylko do czasu.

W końcu przychodzi dzień, w którym mózg nie domyka pętli, a decyzje zaczynają być nerwowe — „na czuja”. I wtedy to firma płaci rachunek.

Sen i regeneracja to nie lifestyle. To zarządzanie ryzykiem

Przez lata sen traktowano jak miły dodatek.
Regenerację — jak coś, co robi się po pracy, jeśli zostanie czas.

Sam kiedyś żartowałem: „Wyśpię się po śmierci”.

Dziś widzę to inaczej.

Sen i regeneracja są częścią zarządzania ryzykiem w firmie.
Bo skoro rynek jest nieprzewidywalny, decydent musi być przewidywalny.

To nie bierze się z motywacji — ta jest przereklamowana.
To bierze się z regulacji.

Z prostych, trudnych rzeczy:

• snu,
  
  
• ruchu,
  
  
• ciszy,
  
  
• sportu jako resetu głowy,
  
  
• pracy kreatywnej,
  
  
• relacji, które stabilizują.
  
  

To nie jest „miękkie”.
To jest twarda infrastruktura zarządzania sobą.

Emocjonalna regeneracja — element, którego nie widać w danych

WHOOP pokazuje sen, HRV i obciążenie. To świetne narzędzie.

Ale jest coś, czego żaden wykres nie pokaże:

emocjonalny ciężar dnia.

Są dni, gdy formalnie wszystko gra, a ster i tak jest ciężki. Brakuje lekkości myślenia, polotu, szybkości decyzji.

Wtedy wiem, że to nie ciało — to emocje.

U mnie regeneracja emocjonalna wygląda prosto:

• sport,
  
  
• spacer z Moniką (bez telefonu),
  
  
• medytacja,
  
  
• tworzenie z synem — rysowanie, budowanie,
  
  
• czytanie w ciszy.
  
  

Bez tego system działa, ale ja jadę na rezerwie.
A na rezerwie giną detale — a to na nich buduje się jakość.

Odpowiedzialność wobec innych

Jeśli sterujesz źle, ktoś inny zapłaci za to cenę.

To nie jest metafora.

• Zespół dostaje chaos zamiast rytmu.
  
  
• Projekty spowalniają zamiast przyspieszać.
  
  
• W drzwiach domu staje zmęczony, nerwowy człowiek zamiast obecnego partnera i ojca.
  
  

Moi synowie patrzą na to, jak żyję. Nie słowa, a czyny są dla nich wzorcem.
Monika widzi, czy jestem spokojny w środku.
Zespół czuje, czy decyzje są konsekwentne.

To jest odpowiedzialność Kapitana.

Puenta

Rynek potrafi uderzyć falą, której nie da się zatrzymać.

Ale można być w takim stanie, żeby tej fali nie powiększać własnym rozregulowaniem.

Dlatego świadomie wybieram jedno:

być wiatrem w żaglach mojego okrętu, a nie jego kotwicą.

I jeśli kiedyś zobaczysz półnagiego Kapitana robiącego pompki w śniegu albo odmawiającego drinka — to nie jest poza.

To jest element systemu.

Kapitan C 🚀